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办公用品管理制度

  、 为加强我院办公用品管理,节约成本,提高效率,规范流程,明确责任,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,特制定本制度。

  2、 办公用品由后勤资产管理中心集中管理,实行统一采购,统一发放,统一回收处理。

  (1)日常办公用品:书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。(详见附件“办公用品申报表”) 。

  (2)专项用品:实验室日常用耗材、体育器材、保洁工具、维修耗材,绿化工具等。

  1、后勤服务中心负责全部办公用品的采购、保管、发放等管理工作,并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。

  1、各部门根据本部门办公用品使用情况,每月15日之前提报下月办公用品申报计划,由本部门负责人审签后报后勤资产管理中心。

  2、自2013年1月起,日常用办公用品申报实行办公室、系部定额制,费用按学院核定定额标准执行,即每人每月6元,全职的?,外聘的?还有保洁和维修人员费用?超过部分的费用须报请院领导批准,否则不予办理。其他特殊用品费用另计(如用于印制大量学生资料或其他所用的纸张,不列入办公用品定额内)。在人员发生变动时,由人力资源部负责提供变动人员名单,报送后勤服务中心。

  3、维修、保洁、绿化物资的采购,由后勤服务中心每月进行一次物料盘库,根据需求上报各类所需物资(临时需求和突发情况可单独申请)。

  4、非日常使用的临时性物品或专项用品需专题报告,由需求部门提出,按实际使用数量申报,申报时,需提供具体使用数据,无法提供具体使用数据时,需进行说明,报经学院领导批准后,填制物资采购单方可购买,不受定额限制。5、后勤资产管理中心负责制作办公用品领用申报汇总表与办公用品台账和库存,提报办公用品采购计划,经学院相关负责人审签后传送商学院招标办。

  1、实行每月申报一次,各部门资产管理员负责填写《办公用品申报单》,并经部门负责人审定同意后交后勤资产管理中心统一汇总,报相关负责人审批后,实施采购任务。

  2、各部门若需采购临时急需的办公用品,由本部门资产管理员填写《物资申购单》,并在备注栏内注明急需采购的原因,经部门负责人审定同意后交后勤资产管理中心,由后勤资产管理中心报相关负责人审批同意后,实施采购任务。

  1、后勤服务中心将采购需求报招标办(暂设在商学院),由招标办统一购买。2、采购物品前由学院相关负责人签字认可后实施采购任务。

  3、物品入库:办公用品入库前,资产管理中心人员应认真检查验收,建帐登记,妥善保管,做到帐物相符;对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。

  1、办公用品用具领用必须认真履行手续,应填写《办公用品领用单》后领用和发放,严禁先借后领的行为。

  2、各部门应按核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经部门负责人同意。3、核定的费用实行增人增费、减人减费,各班组增人或减人,其费用由行政人员根据人员变动情况进行调整。

  4、各部门因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经部门负责人审核批准后,并报请相关负责人增加该项费用。

  1、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回(消耗品除外),由本部门资产管理员确认后报后勤。

  2、应本着节约的原则使用办公用品。办公用品若被人为损坏,应由责任人照价赔偿。非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品,如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。

  4、各部门可根据规定的办公用品定额,自主确定各使用人的办公用品使用标准。若无特殊原因超支,学院不再为其购买,但部门负责人为保证工作的正常进行,自行解决余下时间的办公用品费用。

  设立《办公用品领用单》,由后勤服务中心统一保管,以便于掌握办公用品的领用状况。

  批量办公用品报废时,须填制《办公用品报废单》,如排球、篮球等。五、日常办公用品分类

  1.消耗性办公用品:指只能一次性使用的。如便笺、信纸、复写纸、信封、公文袋、复印机碳粉、打印纸、复印纸、印油、订书针、大头针、回形针、胶水、胶纸、双面胶、标签纸、涂改液、单页夹、抽杆夹、记事贴、笔记本、自动铅笔、圆珠笔、自动铅笔芯、签字笔、圆珠笔芯等,根据使用情况适当领取

  2.非消耗性办公用品:指可多次重复使用的。如剪刀、裁纸刀、计算器、直尺、订书机、笔筒、磁盘、长尾票夹、票夹、文件盒、档案盒、各式文件夹、印盒、墨盒、硒鼓、碳粉,磁盘、U盘、、内存条、耳麦、硬盘、色带、插座、UPS电源、报架、鼠标等根据情况一次性领用,使用至报废,以旧换新;。

  3、生活用品包括:拖把、水桶、盆、废纸篓、扫把、烟灰缸、抹布、垃圾袋、杀虫水、编制袋、毛巾、等,是一次性耗材品的,根据使用情况适当领取,是耐用耗材品的,根据情况一次性领用,使用至报废,以旧换新。4.注:未列入的用品可比照列入。

  《办公用品申请表》、《办公用品单价表》、《办公用品入库单》、《办公用品领用单》、《批量办公用品报废单》